Warum die Umsetzung im KVP wichtiger ist als die Idee

Im Qualitätsmanagement (QM) gibt es oft viele gute Ideen und Verbesserungsvorschläge. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) soll sicherstellen, dass diese Ideen auch umgesetzt werden. Doch häufig bleibt es bei der Idee, und die Umsetzung scheitert. Warum? Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand, der notwendig ist, um eine Idee von der Theorie in die Praxis zu übertragen.

Nehmen wir ein Beispiel aus dem Bereich Marketing:
Jemand sagt zu mir: „Hallo Herr König, Sie sind doch Freiberufler. Eine tolle Idee für Ihr Marketing wäre ein Podcast, eine Landing Page und ein Newsletter.“
Das sind drei großartige Ideen. Doch was ist mit der Umsetzung? Als Qualitätsmanager stelle ich mir sofort die Frage:

• Habe ich die nötigen Kompetenzen, um das umzusetzen?
• Habe ich die Zeit, diese Maßnahmen dauerhaft durchzuführen?

Ideen sind leicht produziert, aber die Umsetzung erfordert Ressourcen, Kompetenzen und Durchhaltevermögen. Ähnlich verhält es sich im KVP: Es gibt viele Ideen für Verbesserungen, doch ohne die nötige Planung und den klaren Fokus scheitern sie.

Ein weiteres Beispiel aus der Qualitätswelt:
Im Rahmen einer Managementbewertung entsteht die Idee, das QM-System zu digitalisieren. Eine hervorragende Idee. Doch dann beginnt der Prozess: Systeme müssen evaluiert, Use Cases definiert, Tests durchgeführt und Preise verglichen werden. Schließlich muss das System eingeführt und geschult werden.
Am Ende stellt sich heraus: Aus der ursprünglichen kleinen Idee ist ein großes Projekt geworden. Ohne klare Planung und konsequente Umsetzung bleibt es bei der Idee, und das Projekt wird nicht erfolgreich abgeschlossen.

Typische Hindernisse bei der Umsetzung im KVP

Ein häufiges Problem im KVP ist der Mangel an Fokus. In vielen Unternehmen entstehen im Rahmen von Workshops oder Teammeetings zahlreiche Vorschläge, die alle gleichzeitig verfolgt werden sollen. Dies führt oft dazu, dass keine der Ideen richtig umgesetzt wird. Stattdessen bleiben sie halbfertig liegen, da das Team von einer Aufgabe zur nächsten springt.

Hier ein konkretes Beispiel aus der Praxis:
In einem Unternehmen stehen 20 Verbesserungen an, und das Team versucht, an allen gleichzeitig zu arbeiten. Das Ergebnis? Es bewegt sich kaum etwas. Die Lösung lautet: Fokus. Statt 20 Projekte gleichzeitig zu bearbeiten, sollten Sie sich auf 1-3 wesentliche Verbesserungen konzentrieren und diese vollständig umsetzen, bevor neue Ideen angegangen werden.

Fokus und Prioritäten – Wichtige Unterschiede

Ein häufiger Fehler ist es, Prioritäten mit Fokus zu verwechseln. Prioritäten ordnen Aufgaben lediglich neu – das Problem ist, dass es immer noch 20 Aufgaben sind. Wenn Sie Prioritäten setzen, verschieben Sie vielleicht die Reihenfolge, aber die Menge an Aufgaben bleibt bestehen, und Sie versuchen weiterhin, zu viele Dinge gleichzeitig zu bearbeiten.

Ich rate dazu, wirklich Fokus zu setzen. Das bedeutet, dass Sie sich auf maximal 3 Aufgaben konzentrieren und die anderen 17 vollständig ausblenden – und das im wahrsten Sinne des Wortes. Diese anderen Aufgaben sollten Sie nicht, und wirklich gar nicht, bearbeiten. Die Gefahr besteht darin, dass Sie mit Prioritäten vielleicht das Gefühl haben, voranzukommen, aber in Wirklichkeit bleibt die tatsächliche Umsetzung auf der Strecke. Fokus bedeutet, sich auf wenige, entscheidende Projekte zu konzentrieren und diese konsequent zum Abschluss zu bringen, bevor Sie sich anderen Aufgaben widmen.

Tipps zur erfolgreichen Umsetzung im KVP

Damit die Umsetzung von Ideen im KVP wirklich gelingt, sollten Sie folgende Tipps beachten:

1. Fokus setzen: Wählen Sie die wichtigsten Verbesserungen aus und konzentrieren Sie sich ausschließlich auf deren Umsetzung. Arbeiten Sie diese Projekte vollständig ab, bevor Sie neue Ideen angehen. Multitasking ist oft kontraproduktiv, besonders bei komplexen Verbesserungsprozessen.
2. Zeitmanagement optimieren: Planen Sie feste Zeitfenster für die Arbeit an Verbesserungen ein. Diese Zeitfenster sollten frei von anderen Aufgaben oder Ablenkungen sein, damit Sie sich voll auf die Umsetzung konzentrieren können. Methoden wie SCRUM oder Kanban können helfen, regelmäßige Reviews und Planungszyklen zu etablieren, die den Fortschritt im Auge behalten.
3. Ablenkungen minimieren: E-Mail-Benachrichtigungen und andere Störfaktoren sollten ausgeschaltet werden, um konzentriert an den Verbesserungsprojekten arbeiten zu können. Ablenkungen können den Fortschritt erheblich verlangsamen. Eine produktive Arbeitsumgebung ist essenziell für die erfolgreiche Umsetzung von KVP-Projekten.

Ein einfacher, aber wirkungsvoller Tipp:
Schließen Sie Ihr E-Mail-Programm für die ersten zwei Stunden des Arbeitstages. Nutzen Sie diese Zeit, um an Ihren KVP-Projekten zu arbeiten. Sie werden feststellen, dass Sie produktiver sind, weil Sie sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren und nicht ständig auf neue E-Mails reagieren. Ein Nebeneffekt davon ist auch, dass Sie Ihre Selbstwirksamkeit und Ihr mentales Wohlbefinden steigern. Wenn Sie jeden Tag zwei Stunden an Themen arbeiten, die Sie für wichtig halten, dann kommen Sie in das Agieren und raus aus dem Reagieren.

Fazit

Im KVP-Prozess zählt nicht nur die Anzahl der Ideen, sondern vor allem deren konsequente Umsetzung. Ohne klaren Fokus und eine durchdachte Struktur bleiben viele Ideen in der Theorie stecken. Setzen Sie auf Fokus statt Prioritäten, um sicherzustellen, dass Sie sich auf wenige, aber entscheidende Aufgaben konzentrieren und diese erfolgreich umsetzen. Mit einer durchdachten Vorgehensweise und einem aktiven Qualitätsmanagement können Sie die kontinuierliche Verbesserung in Ihrem Unternehmen nachhaltig vorantreiben.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie in Ihrem Unternehmen den KVP effektiv gestalten können oder Unterstützung bei der Umsetzung von Qualitätsmanagement-Projekten benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.