Lernen Sie in diesem Artikel mit der Eisenhower-Matrix eines der bekanntesten Priorisierungstools der Selbstorganisation und des Zeitmanagements kennen. Erfahren Sie die Vor- und Nachteile und was Sie bei der Anwendung der Methode beachten sollten.
Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix ist recht einfach und priorisiert alle Aufgaben nach „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“. Dabei werden die wichtigen Aufgaben höher priorisiert als die dringenden. Es lässt sich daraus folgende Matrix mit den Kategorien A, B, C und D bilden.
A = Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Diese sollten zuerst erledigt werden.
B = Aufgaben, die wichtig und nicht dringend sind. Diese sollten geplant werden.
C = Aufgaben, die nicht wichtig, aber dringend sind. Diese sollten eliminiert, automatisiert oder delegiert werden.
D = Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind. Diese sollten ignoriert oder gestrichen werden.
Vorteile der Methode
Am besten gefällt mir an der Matrix das Streichen von Aufgaben. Es ist in Ordnung, Aufgaben nicht zu erledigen oder einfach ganz zu streichen. Ebenfalls gefällt mir, dass die wichtigen Aufgaben über den dringenden Aufgaben stehen. Auch den Ansatz, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu bewerten, finde ich gut. Menschen, die noch nicht viel mit diesen Themen zu tun hatten, liefert diese Matrix eine einfache Logik, um Aufgaben zu priorisieren. Ich halte diese jedoch heute für überholt. Dazu mehr in den nächsten beiden Abschnitten.
Nachteile der Methode
Ich weiß nicht genau, wie alt die Eisenhower-Matrix ist, aber ich weiß, dass Eisenhower ein US-amerikanischer General und Präsident war, der von 1890 bis 1969 gelebt hat. Falls Sie genaueres über sein Leben wissen wollen, so ist der Wikipedia-Artikel zu empfehlen. Es handelt sich also um ein eher altes Tool, das zudem einen militärischen und direktiven Hintergrund hat. Durch die hohe Position von Eisenhower hatte dieser zudem mehr Möglichkeiten, Aufgaben zu delegieren als die meisten von uns. Gleichzeitig war die Informations- und damit Aufgabenflut nicht so groß wie heute. Es ist daher kein Wunder, dass manche Gedanken hinter dieser Matrix überholt sind.
Meine größte Kritik an der Eisenhower-Matrix ist, dass weder Sie noch ich noch unsere Mitarbeiter:innen unwichtige Aufgaben erledigen sollen und wollen. Sie wollen schließlich keine Leute einstellen, damit diese sich mit unwichtigen Angelegenheiten beschäftigen. Wie würden sich Ihre Angestellten fühlen, wenn sie ausschließlich unwichtige Aufgaben bearbeiten dürften? In so einem Unternehmen wollte ich nicht arbeiten, und Sie sicher auch nicht.
Für Solo-Selbstständige und Menschen weiter unten in der Hierarchieebene ist die Methode erstmal weltfremd, da diese nichts delegieren können. Sie können bei C-Aufgaben nur noch auf Prozessoptimierung und Automatisierung zurückgreifen. Das ist aus meiner Sicht aber auch der schlauere Ansatz.
Zeitgemäße Anwendung der Eisenhower-Matrix
Am besten priorisieren Sie alle Aufgaben zunächst nach Wichtigkeit. Die wichtigsten Aufgaben sind diejenigen, die dem Kunden oder dem Unternehmen den größten Nutzen mit dem geringsten Aufwand bringen. Dies muss nicht absolut genau sein, aber es muss Ihnen Klarheit geben, an welchen Aufgaben es sich lohnt zu arbeiten und an welchen nicht. Falls die wichtigen Aufgaben am Ende zu viele sind, dann sortieren Sie aus oder führen noch eine weitere Abstufung wie „Sehr Wichtig“ ein. Am Ende muss klar sein, auf was Sie sich fokussieren wollen.
Den Aspekt der Dringlichkeit werden Sie im Geschäfts- und auch Privatleben nicht vermeiden können. Es gibt nun mal einige Fristen, an die wir uns halten müssen. Dringlichkeit entsteht in der Realität aber meist erst, wenn Aufgaben zu lange liegen bleiben. Viele Aufgaben wandern daher mit der Zeit von Feld B nach Feld A. Sie arbeiten daher klüger, wenn Sie die meiste Zeit in Feld B arbeiten, statt in Feld A. Reduzieren Sie lieber die Anzahl der Aufgaben, aber fangen Sie dafür rechtzeitig an. Das ist besser als dauerhaft im Feuerwehrmodus nur in Feld A zu arbeiten.
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