Die Anforderungen im Qualitätsmanagement (QM) werden zunehmend komplexer, vor allem wenn mehrere Normen gleichzeitig umgesetzt werden müssen. Unternehmen, die nach ISO 9001, ISO 14001 oder ISO 45001 zertifiziert sind, wissen, wie viel Aufwand es bedeuten kann, die unterschiedlichen Managementsysteme zu pflegen. Eine Lösung, um diesen Aufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern, bietet das integrierte Managementsystem (IMS).
Was ist ein integriertes Managementsystem (IMS)?
Ein integriertes Managementsystem (IMS) vereint mehrere Managementsysteme, die sich sonst unabhängig voneinander in einem Unternehmen befinden. Typische Managementsysteme, die in einem IMS integriert werden, sind zum Beispiel das Qualitätsmanagement nach ISO 9001, Umweltmanagement nach ISO 14001 und Arbeitsschutzmanagement nach ISO 45001. Der große Vorteil: Durch die Bündelung dieser Systeme in einheitlichen Prozessen werden doppelte Strukturen vermieden und der Verwaltungsaufwand deutlich gesenkt.
Ein wichtiger Aspekt, der die Integration erleichtert, ist die sogenannte „High Level Structure“ (HLS). Diese sorgt dafür, dass viele ISO-Normen – wie z.B. die ISO 9001, ISO 14001 und ISO 45001 – auf der gleichen Kapitelstruktur aufbauen. So lassen sich übergreifende Prozesse wie Schulungen, Audits oder Maßnahmenmanagement effizienter gestalten, da sie für alle Managementsysteme weitgehend dieselben Anforderungen erfüllen.
Effizienzsteigerung durch integrierte Prozesse
Der Schlüssel zu einem erfolgreichen integrierten Managementsystem (IMS) liegt in der Vermeidung von doppelten Prozessen. Anstatt zum Beispiel separate Schulungsprozesse für Qualitätsmanagement (QM), Umweltmanagement und Arbeitssicherheit zu haben, kann ein einheitlicher Schulungsprozess entwickelt werden, der die Anforderungen aller Normen erfüllt.
Ein weiteres Beispiel sind Audits: Manche Unternehmen führen für jede Norm separate Audits durch. Das ist zeit- und ressourcenintensiv. Im Rahmen eines IMS können Audits jedoch so geplant und umgesetzt werden, dass mehrere Managementsysteme gleichzeitig auditiert werden. Das bedeutet, dass ein Prozess oder sogar ein ganzes System nicht nur gegen die Anforderungen einer Norm, sondern mehrerer auditiert wird. So lassen sich Redundanzen vermeiden und wertvolle Ressourcen sparen.
Wie baue ich ein integriertes Managementsystem auf?
Der Einstieg in ein integriertes Managementsystem ist oft einfacher, als viele Unternehmen annehmen. Beginnen Sie mit einem bestehenden Managementsystem, wie etwa dem Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001. Dieses bietet eine solide Grundlage, um darauf aufbauend weitere Normen zu integrieren.
Nehmen wir beispielsweise den Schulungsprozess, der in der ISO 9001 hauptsächlich im Kapitel 7.2 behandelt wird. Der gleiche Prozess kann leicht an die Anforderungen der ISO 14001 und ISO 45001 angepasst werden. Der Unterschied liegt oft nur im Schwerpunkt: Während die ISO 9001 auf die Qualität der Produkte und Dienstleistungen fokussiert, legt die ISO 14001 den Fokus auf die Umweltleistung und die ISO 45001 auf die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeitenden. Der Prozess selbst bleibt jedoch fast identisch.
Auch das Maßnahmenmanagement lässt sich hervorragend integrieren. Der Prozess, wie er in der ISO 9001 gefordert wird, kann problemlos auf Umweltaspekte (ISO 14001) und Arbeitsschutz (ISO 45001) ausgeweitet werden. Dadurch entfällt der Aufwand, separate Prozesse für verschiedene Managementsysteme zu unterhalten. Zudem wird das Maßnahmenmanagement auf das Gesamtunternehmen ausgeweitet, was eine bessere Priorisierung und Steuerung der Maßnahmen ermöglicht.
Im Falle des Maßnahmenmanagements müssen je nach Norm zusätzliche Anforderungen integriert werden. So fordert die ISO 45001 eine Schnittstelle zum Risikomanagement, das sich mit den Gefährdungen für die Mitarbeitenden, beschäftigt. Diese Schnittstelle macht auch Sinn, da Risiken vielleicht falsch eingeschätzt wurden und die Risikoanalysen aktualisiert werden müssen. Diese Schnittstelle findet sich aber nicht nur in der ISO 45001, sondern ist auch in einem Qualitätsmanagementsystem nach ISO 13485, das in der Medizinprodukteindustrie üblich ist und oft sogar vorgeschrieben ist. Bei den Medizinprodukten geht es dann um die neue Evaluation von Produktrisiken, um insbesondere die Patientensicherheit sicherzustellen.
Durch die gleiche Kapitelstruktur und oft gleichen Wordings, fallen solche Unterschiede recht schnell auf. Die zusätzlichen Anforderungen können dann in den Prozess integriert werden und das Gesamtsystem kommt so in die Konformität
Gesetze und weitere Anforderungen integrieren
Neben den bekannten ISO-Normen wie ISO 9001, ISO 14001 und ISO 45001 gibt es in vielen Unternehmen noch weitere gesetzliche Anforderungen, die integriert werden können. Ein Beispiel ist der Datenschutz, für den sich ebenfalls eine Vielzahl von Prozessen anwenden lassen. Beispiele hierfür sind bereits etablierte Prozesse, wie etwa die Dokumentenlenkung oder der Schulungsprozess.
Ebenfalls lohnt es sich bei anderen Normen integriert zu denken. Gerade in der Medizinprodukteindustrie gibt es einige Normen und zahlreiche Gesetze, die mit den Unternehmensprozessen abgebildet werden müssen. Beispiele hierfür sind die ISO 14971 – Risikomanagement oder die ISO 10993-1 für die biologische Bewertung.
Die Herausforderung liegt hierbei, dass es eben keine High Level Structure gibt und die Schnittstellen mehr Eigenarbeit erfordern. Eine bessere Integration ist wiederum möglich, wenn es sich um dieselbe Normenreihe handelt. Dies ist zum Beispiel bei der ISO 27001 für IT-Sicherheit der Fall, die ich mit der ISO 27701 um das Thema Datenschutz erweitern kann. Hier sind die Regelwerke aufeinander abgestimmt.
Fazit: Effizienz durch integrierte Managementsysteme (IMS)
Unternehmen, die mehrere Normen umsetzen müssen, profitieren enorm von einem integrierten Managementsystem (IMS). Durch die Nutzung von Synergien und die Vermeidung von doppelten Prozessen können Ressourcen geschont und die Effizienz gesteigert werden.
Ob im Qualitätsmanagement (QM) nach ISO 9001, im Umweltmanagement nach ISO 14001 oder im Arbeitsschutzmanagement nach ISO 45001 – ein IMS vereinfacht die Umsetzung und Pflege von Managementsystemen und ermöglicht es Unternehmen, flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren. Der Aufwand für Schulungen, Audits und Maßnahmenmanagement lässt sich durch den integrierten Ansatz drastisch reduzieren, was nicht nur Kosten spart, sondern auch das Tagesgeschäft weniger belastet.
Ein integriertes Managementsystem ist also nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch ein strategischer Vorteil, um den immer komplexer werdenden Anforderungen in der modernen Geschäftswelt gerecht zu werden.
